Felhasználói kézikönyv › 3. fejezet

3.Pénzügyi adatok

A Pénzügyi adatok menübe kerül minden, ami a cégeddel ténylegesen történt: a bankszámlák mozgásai, a készpénz, a kimenő és bejövő számlák, a partnerek és a lezárt évek beszámolói. Ez a valóság, amelyhez a Flow a terveidet méri. Minél frissebbek itt az adatok, annál pontosabb minden elemzés és előrejelzés.

A menüpontok: Bank, Forgalom, Partnerek, Számviteli adatok. Minden csomagban teljes egészében elérhetők. Adatot rögzíteni, feltölteni és törölni szerkesztési jogosultsággal lehet (1.5).

3.1Bank

A Bank oldalon látod a cég összes bankszámlájának mozgásait egy helyen: mire és mikor ment a pénz, és honnan érkezett.

A fülek:

Első lépés: a bankszámlák felvétele. A Beállítások fülön a + Számla hozzáadása gombbal add meg a számlád nevét, számlaszámát és devizanemét. Ezt számlánként egyszer kell megtenni. Egy számla, amelyhez már tartoznak tételek, nem törlődik, hanem inaktívvá válik, hogy a múltbeli adatok megmaradjanak.

Tétel rögzítése kézzel: a + Tranzakció rögzítése gombbal. Add meg az irányt (bevétel vagy kiadás), a dátumot, az összeget, a partnert és a közleményt. A partner számlaszáma a partneré, nem a tiéd.

CF besorolás: minden banki tétel egy Cash-Flow kategóriába kerül, így tudja a Flow összevetni a tervvel. Feltöltéskor a Flow a partnerek alapján magától besorolja a tételeket (ezt az auto jelölés mutatja). Ha kézi rögzítésnél üresen hagyod a kategóriát, a bevétel az Értékesítési bevétel, a kiadás a Szállítók kategóriába kerül. A besorolást bármikor módosíthatod, és a ⚠ Besorolatlan szűrővel gyorsan megtalálod, mi maradt ki.

Átvezetések: a saját számláid közötti mozgásokat (például forintszámláról devizaszámlára, vagy készpénzfelvétel) a Flow ⇆ Átvezetés jellel látja el. Ezek nem bevételek és nem kiadások, ezért nem kerülnek CF kategóriába.

Szűrés: dátum, összeg, pénznem, partner és közlemény szerint, kombinálhatóan. Alapból havonta lapozhatsz; ha dátumtartományt adsz meg, az legfeljebb 90 nap lehet.

Vélelmezett ÁFA-kulcs (Beállítások → Adó beállítások): ha egy banki bevételhez nincs párosítható számla, a Flow ezzel a kulccsal becsüli az adótartalmát. Alanyi adómentes cégnél állítsd 0%-ra.

3.2Bankkivonat feltöltése

A bankkivonat feltöltése a leggyorsabb út a tényadatokhoz: egy fájllal egy időszak összes banki mozgása bekerül, besorolva.

Támogatott bankok: OTP Bank, K&H Bank, Erste, CIB, Gránit, Oberbank, Wise, Barion.

Lépések:

1. A bankod internetbanki felületén töltsd le a számlatörténetet CSV vagy XLS formátumban. Ha nem találod, hol lehet letölteni, nézd meg a netbankod súgóját: az mindig a bank aktuális felületét írja le.
2. A Flow-ban nyisd meg: Pénzügyi adatok → Bank → Feltöltés.
3. Húzd a fájlt a feltöltő mezőbe, vagy kattints a tallózáshoz (legfeljebb 10 MB).
4. Kattints az ↑ Importálás gombra.

A Flow magától felismeri, melyik bank kivonata, kiszűri a duplikátumokat, és a partnerek alapján CF kategóriába sorolja a tételeket. Ha ugyanazt az időszakot kétszer töltöd fel, a már meglévő tételek nem duplázódnak.

Milyen gyakran? Hetente egyszer. Így kialakul a rutin, semmi nem marad le, és az Iránytű mindig a friss helyzetet mutatja. A minimum havi egy feltöltés, akkor is, ha kevés tételed van. Ha rég nem töltöttél fel kivonatot, a Flow e-mailben emlékeztet.

Feltöltés az emlékeztető levélből: az emlékeztetőben kapott linkkel belépés nélkül is feltöltheted a kivonatot. A link 14 napig érvényes, és csak feltöltésre jó: aki megnyitja, a cég adataiból semmit nem lát. A levelet továbbküldheted például a könyvelődnek vagy az asszisztensednek, hogy ő töltse fel a kivonatot. Fontos tudni: bárki kattint a linkre, a Flow a feltöltést annak a nevére rögzíti, akinek a levél szólt. A feladatot tehát továbbadhatod, a felelősséget nem.

3.3Ha a kivonat nem töltődik fel

A bankok időnként megváltoztatják, hogyan rakják össze a letölthető kivonatot: új oszlopot tesznek bele, átneveznek egy fejlécet, más sorrendbe rakják az adatokat. Ilyenkor előfordulhat, hogy a Flow bankfelismerője nem ismeri fel az új szerkezetet, és a feltöltés hibát ad. Ez nem a te hibád, és gyorsan javítható.

Mit tegyél:

1. Nyisd meg a Kapcsolat oldalt, és küldj hibabejelentést.
2. Írd meg, melyik bank kivonatáról van szó.
3. Csatold azt a fájlt, amelyet nem sikerült feltölteni.

A fájlban lévő adatokat nyugodtan átírhatod. A javításhoz csak a szerkezet kell (milyen oszlopok vannak, milyen sorrendben, milyen formátumban). A neveket, összegeket, számlaszámokat kicserélheted kitalált adatokra, vagy törölheted a sorok nagy részét, csak a fejléc és néhány sor maradjon meg.

Miért kell csatolni? A Flow a feltöltött fájlokat feldolgozás után törli, nem őrzi meg őket. A korábbi próbálkozásaidat ezért mi sem látjuk; a javításhoz a hibabejelentéshez csatolt fájl kell.

Amíg a javítás elkészül, a fontosabb tételeket kézzel is rögzítheted (3.1).

3.4Feltöltés visszavonása

Ha rossz fájlt töltöttél fel (például másik cég kivonatát), az abból bekerült tételeket egy lépésben törölheted.

Lépések:

1. Nyisd meg: Bank → Feltöltés, és válts a Törlés részre (Import visszavonása).
2. Töltsd fel ugyanazt a fájlt, amelyet korábban importáltál.
3. A Flow megkeresi és törli az abból bekerült tételeket.

Mire figyelj:

• A törlés végleges, nem vonható vissza.
• Csak a fájlból importált tételeket törli. A kézzel rögzített tételek érintetlenek maradnak.
• Ehhez ugyanaz a fájl kell, mint a feltöltéshez. Mivel a Flow a feltöltött fájlokat nem őrzi meg, a saját gépeden tartsd meg, amíg biztos nem vagy benne, hogy jó volt.

3.5Házipénztár

Ha a céged készpénzzel is dolgozik, a Házipénztár fülön vezetheted a készpénzes mozgásokat. Így a Flow a bankszámlák mellett a kasszában lévő pénzzel is számol.

Első lépés: nyitóegyenleg. Minden évhez meg kell adni a pénztár január 1-jei egyenlegét (Nyitóegyenleg mentése). Ha nincs megadva, a Flow jelzi.

Tétel rögzítése: válaszd ki a tétel típusát.

• Pénztári tétel – bevétel (kaptál készpénzt) vagy kiadás (fizettél valamiért).
• Készpénz befizetése bankba – a pénztárból a bankszámlára.
• Készpénzfelvét bankból (ATM) – a bankszámláról a pénztárba.

A befizetés és a felvét átvezetés, nem bevétel vagy kiadás (3.1). Egy hibás tételt a ↩ Sztornó gombbal érvényteleníthetsz.

Több tétel egyszerre: a Házipénztár fülön letölthető Excel-sablont kitöltve egyszerre több tételt is feltölthetsz. Csak a Flow saját sablonját fogadja el (XLSX). Ha egy sor hibás, a Flow sorszám szerint megmondja, melyik és miért.

A pénztár egyenlege = nyitóegyenleg + az eddigi mozgások. A fül tetején látod a jelenlegi egyenleget és a havi változást. A pénztári tételek két forrásból kerülnek be: kézi rögzítéssel vagy az Excel-sablon feltöltésével. A számlázóból a Flow nem emel át tételt a pénztárba.

3.6Forgalom (számlák)

A Forgalom oldalon egy helyen látod a cég számláit: kinek állítottál ki számlát, ki állított ki neked, mi van kifizetve, és mi járt le. A számlák a bekötött számlázó programodból érkeznek (3.7).

Frissítés: a számlák minden éjjel maguktól megérkeznek, nem kell semmit nyomkodni. A Számlázz.hu éjjelente küldi át az adatokat, a Billingo adatait pedig a Flow kérdezi le éjjelente. Ha a Billingóból napközben azonnal szükséged van egy új számlára, a lista tetején a ↻ Frissítés gombbal lekérheted. Számlázz.hu esetén a gomb nem gyorsít, mert ott a Számlázz.hu dönti el, mikor küld.

CF besorolás: a számlákat is besorolhatod Cash-Flow kategóriába, így a terv/tény összevetésben a számlázott, de még ki nem fizetett összegek is látszanak.

Fizetés kézi rögzítése: ha egy számla kifizetése már megérkezett, de a számlázód még nem frissült, a Fizetés rögzítés gombbal te is lezárhatod.

Ha nincs bekötött számlázó, az oldal ezt jelzi, és a Karbantartás → Integrációk fülre irányít.

Gyors útmutatóForgalom

3.7Számlázó bekötése

A Flow két számlázó programmal tud kapcsolódni: a Számlázz.hu-val és a Billingóval. A bekötés után a kimenő és bejövő számlák maguktól megérkeznek a Forgalom oldalra, nem kell őket kézzel felvinni.

A bekötés egyszeri, céges szintű beállítás a Karbantartás → Company → Integrációk fülön (7.5).

Számlázz.hu: a Flow ad egy azonosító kulcsot, amelyet a Számlázz.hu fiókodban a Beállítások → Online pénzügyi adatkapcsolat → Azonosító kulcs mezőbe kell bemásolni.

Billingo: a Billingo fiókodban létrehozott API-kulcsot kell megadni a Flow-ban.

A részletes, képernyőről képernyőre lépéseket a gyors útmutató tartalmazza: Számlázz.hu · Billingo

Biztonság: a kulcsot a Flow titkosítva tárolja, a felületen csak csillagokkal látszik. A kapcsolat csak adatok olvasására szolgál: a Flow nem állít ki és nem módosít számlát.

3.8Partnerek és kintlévőségek

A Partnerek oldalon egy helyen látod a vevőidet és a szállítóidat, és azt, ki kinek tartozik.

Partnerek fül (partnertörzs): minden partner, akivel számlán vagy bankon keresztül kapcsolatban állsz. Szerkesztheted a megjelenítési nevét, a kapcsolattartót, a telefonszámot és a bankszámlaszámokat, és megjelölheted, ha magánszemély. Ha ugyanaz a partner többször szerepel (például más névváltozattal a bankban és a számlázóban), a duplikátumokat összevonhatod.

Miért érdemes rendben tartani? A Flow a partnerek alapján sorolja be a banki tételeket (3.1). Egy jól kitisztított partnerlista kevesebb besorolatlan tételt jelent.

Kintlévőségek fül: a nyitott számlák partnerenként.

• Nekem tartoznak – a vevőid nyitott számlái.
• Én tartozom – a szállítóid felé nyitott számlák.
• Szűrhetsz csak lejártakra vagy csak nyitottakra, és rendezheted határidő, összeg vagy fizetési sebesség szerint (a leglassabban fizető partnerek előre).

Ha egy partner már fizetett, de a számlázód lassabban frissül, a ✓ Fizetve gombbal te is lezárhatod.

A kintlévőségekhez bekötött számlázó kell (3.7).

3.9Számviteli adatok

A mérleg és az eredménykimutatás sokak szemében csak kötelező adminisztráció, pedig ezek a cég valódi alaprajza. A Flow-nak ezek adják a kiindulópontot: a tervező innen veszi át a nyitó pénzkészletet és egyenlegeket, és ezekből számolódnak a mutatók (Iránytű, KPI, Kockázat és likviditás).

Mire lesz szükséged: kérd el a könyvelődtől az utolsó lezárt év mérlegét és eredménykimutatását, vagy a főkönyvi kivonatot. Az adatok felvitele néhány perc.

Lépések:

1. Nyisd meg: Pénzügyi adatok → Számviteli adatok, és válaszd a Mérleg vagy az Eredménykimutatás fület.
2. Válaszd ki az évet.
3. Kattints egy sorra, és írd be az összeget (csak egész szám). Az összegeket ezer forintban (E Ft) add meg, ahogy a beszámolóban is szerepelnek. Ha a cég más devizában készíti a beszámolóját, akkor abban, szintén ezresben (például E EUR).
4. Az összesítő sorokat (például Befektetett eszközök, Saját tőke) elég fősorként kitölteni, de akármilyen mélységig megadhatod az alsorokat is. Ha az alsorok összege eltér a fősortól, a Flow jelzi.
5. Mentsd el a Draft mentése gombbal. Ekkor frissülnek az összesítők, és ellenőrizheted az egyezést.
6. Ha minden stimmel, véglegesítsd. A véglegesített beszámolót a Flow lezárt, könyvelő által ellenőrzött adatnak tekinti.

Mire figyelj:

• A mérleg csak akkor véglegesíthető, ha az eszközök összege egyenlő a források összegével.
• Az aktuális, még le nem zárt évre is rögzíthetsz előzetes adatokat, de ezek draftok maradnak, nem véglegesíthetők.
• A Flow több helyen a legutóbbi véglegesített évvel számol. Ha az régebbi az előző naptári évnél, egyes mutatók mellett figyelmeztetés jelenik meg. Érdemes minden évet feltölteni, amint a könyvelő lezárta.

Gyors útmutatóSzámviteli beszámoló

↑ Vissza az oldal tetejére