Felhasználói kézikönyv › 5. fejezet

5.Tervezés

A Tervezés a Flow szíve: itt tervezed meg a cég pénzmozgásait, itt veted össze a tervet a valósággal, és itt próbálod ki, mi történne, ha valami másképp alakul. Minden más modul (Iránytű, Kockázat és likviditás, Sentinel) a Cash-Flow tervedre épül, ezért érdemes ezzel kezdeni.

A menüpontok: Cash-Flow terv, Scenario tervezés, Bevételi terv és szezonalitás, Eredmény tervező.

5.1Cash-Flow terv

A Cash-Flow terv a vállalati pénzmozgások tervezése: mikor érkezik pénz, és mikor megy ki. Egyben látod a cég pénzügyeit, és azt is, ha egy hónap szűkebb lesz a kelleténél, így még időben tudsz lépni: előrehozni egy számlázást, késleltetni egy beszerzést, vagy hitelkeretet intézni.

A fülek:

A terv felépítése a pénzforgalmi kimutatás logikáját követi, három részben:

• Működési cash flow – a napi működés: értékesítés, szállítók, bérek, adók, egyéb működési tételek.
• Befektetési cash flow – beruházások, eszközvásárlás és -eladás, befektetések.
• Finanszírozási cash flow – hitelek felvétele és törlesztése, tőkemozgások.

Minden sor egy tétel (például „Irodabérlet”), az oszlopok a hónapok. A tábla alján látod a havi egyenleget és a várható záró pénzkészletet. Az évet a tábla tetején válthatod.

Hogyan kezdj hozzá: először vidd fel a nagy, rendszeres tételeket (fő bevételi forrás, bérek, bérleti díj, hiteltörlesztés), azután a kisebbeket. Nem kell elsőre tökéletesnek lennie: a terv/tény összevetés majd megmutatja, hol kell pontosítani.

Gyors útmutatóCash flow terv adatok

5.2Tétel felvétele és módosítása

A terv minden sorát egy felugró ablakban adod meg. Az ablak a tétel típusához igazodik, és csak azt kéri, ami az adott tételhez kell.

• Új tétel: kattints a kategória világoskék hátterű összesítő sorára, bárhova.
• Módosítás: kattints a már felvitt sorra.
• Törlés: kattints a sor elején, a név mellett lévő kis kuka ikonra.

A legtöbb tétel így szabadon módosítható. Lehetnek olyan tételek, amelyek egy másik modulból kerülnek a tervbe; ezeket a forrásuknál lehet módosítani, a Cash-Flow tervben nem. A forgatókönyvekben (5.6) viszont minden tétel módosítható.

A tételtípusok:

Adók és járulékok: egy tételhez adót vagy vámot kapcsolhatsz (például ÁFA). Ezek külön soron jelennek meg, és ha a szülő tételt módosítod, maguktól frissülnek. A bérnél ugyanígy: a munkavállalói adókat a Flow a bruttó bérből számolja, és beállíthatod, hogy a táblában bruttó vagy nettó bért láss (az adók ilyenkor külön soron).

Rendszeresség: egy tétel lehet egyszeri, havi, negyedéves, éves vagy szezonális. Szezonális módban hónaponként külön összeget adsz meg.

Deviza: minden tétel lehet más devizában. A Flow a Karbantartás → Devizák beállítás szerinti árfolyammal számol, de egy tételnél egyedi árfolyamot is megadhatsz.

Módosítás egy adott dátumtól: ha egy tétel menet közben változik (például júliustól emelkedik a bérleti díj), add meg, mikortól érvényes az új összeg. A korábbi hónapok változatlanok maradnak.

Hitelek és befektetések csak itt vehetők fel. A Kockázat és likviditás modul ezekre épít (4.2). Így egy hitel egyetlen helyen él, és a törlesztője mindig benne van a tervben.

5.3Gyorsfeltöltés Excelből

A rendszeresen ismétlődő, egyszerűbb tételeket nem kell egyesével felvinned: egy Excel-sablonban kitöltheted őket, és egyszerre töltheted fel.

Miért hasznos? A sablont kiadhatod például az asszisztensednek, anélkül, hogy hozzáférést kellene adnod a Flow-hoz, vagyis a cég teljes pénzügyi helyzetéhez. Ő kitölti, te feltöltöd.

Lépések:

1. A Cash-Flow tervben nyisd meg a Gyorsfeltöltés részt, és töltsd le az aktuális sablont.
2. Töltsd ki (vagy add ki kitöltésre).
3. Töltsd fel ugyanott.

Mire figyelj:

• Csak a Flow saját, aktuális sablonját fogadja el (.xlsx, makró nélkül, legfeljebb 5 MB). Ha régi sablont töltesz fel, a Flow szól, hogy töltsd le az újat.
• A béreket és a hiteleket a gyorsfeltöltés egyelőre nem dolgozza fel; ezeket a felugró ablakban vidd fel (5.2).

5.4Tény adatok és terv/tény

A Tény adatok fülön a terv mellett látod, mi történt valójában: havonta, soronként egymás mellett a tervezett és a tényleges összeg. Így azonnal észreveszed az eltéréseket, és időben reagálhatsz. Minden csomagban elérhető.

Honnan jönnek a tényadatok?

• a feltöltött bankkivonatokból, a CF besorolás szerint (3.1–3.2);
• a házipénztárból (3.5);
• kézi rögzítésből, itt a Tény adatok fülön.

Fontos: a tény annyira jó, amennyire a besorolás. Ha egy banki tétel rossz kategóriába került vagy besorolatlan maradt, a terv/tény összevetés is torz lesz. A Bank oldalon a ⚠ Besorolatlan szűrővel gyorsan megtalálod őket.

Mit kezdj az eltéréssel? Egy eltérés nem hiba, hanem információ. Két kérdés segít: egyszeri volt, vagy tartós? Ha tartós, érdemes a tervet módosítani a következő hónapokra (5.2), hogy az előrejelzések is igazodjanak hozzá.

Gyors útmutatóCash flow tény adatok

5.5Hőtérkép

A Hőtérkép havonta és kategóriánként mutatja, hol, mennyire és milyen irányban tért el a cég a tervtől. A tény adatok havi összevetéséhez képest (5.4) hosszabb távú kitekintést ad: egy év összes hónapja és kategóriája egy képen.

Miért jobb, mint egy összeg? Egy havi végösszegben a tételek kiolthatják egymást: ha a bevétel elmaradt, de egy beszerzés is későbbre csúszott, a záró egyenleg rendben látszik, holott két eltérés is történt. A hőtérképen mindkettő külön cellában, külön színnel látszik.

Színek: a cella színe az eltérés nagyságát jelzi: rendben, figyelem, beavatkozás. A bevételek és a kiadások külön blokkban vannak.

Tűréshatárok (⚙️ Tűréshatárok): te döntöd el, mekkora eltérés számít figyelmeztetőnek. Három mód közül választhatsz:

• Százalékos – az eltérés a terv hány százaléka (alapértelmezés: figyelem 10%-tól, beavatkozás 20%-tól).
• Összegszerű – az eltérés abszolút összege (alapértelmezés: 50 000 és 200 000, a Cash-Flow tény megjelenítési devizájában, amelyet a Karbantartás → Devizák fülön állítasz be).
• Hibrid – a szín csak akkor vált, ha mindkét határt átlépi. Így egy kis tétel nagy százalékos eltérése nem kiabál feleslegesen, és egy nagy tétel kis százalékos, de jelentős összegű eltérése sem sikkad el.

Csomag: a Hőtérkép a Prémium csomag része. Az Alapcsomagban a havi terv/tény összevetés elérhető (5.4).

5.6Scenario tervezés

A Scenario tervezés a Cash-Flow tervre épülő érzékenységvizsgálat. Például: mi történne a céggel a legrosszabb esetben, ha 15%-kal drágulnak a beszerzések, vagy ha elmarad egy nagy vevő?

Hogyan működik? Minden forgatókönyv a Cash-Flow tervedből indul. Ugyanazokat a sorokat látod, mint az alap tervben; csak azokat a számokat módosítod, amelyek az adott forgatókönyvben eltérnek. A módosítások nem érintik az alap tervet, és a forgatókönyvek egymástól is függetlenek, így bátran kísérletezhetsz.

• Egy meglévő tétel módosítása a megadott dátumtól felülírja az alap terv adatát. Több egymást követő módosítás is megadható, mindegyik látható marad.
• Új tétel (például egy tervezett új hitel) úgy viselkedik, mint az alap tervben, de csak az adott forgatókönyvben jelenik meg.

Hány forgatókönyv? Az Alapcsomagban 1, a Prémiumban 3. Három forgatókönyvvel egyszerre láthatod a képet optimista, reális és pesszimista változatban.

Mire jó a gyakorlatban:

• Kockázatkezelés: van-e elég tartalék a pesszimista esetre?
• Döntéstámogatás: beruházás, hitel, vagy inkább visszafogás?
• Stratégia-összehasonlítás: gyors növekedés vagy óvatos bővítés?

Visszaállítás: egy forgatókönyvet vagy egy tételt visszaállíthatsz az alap terv szerintire. Ez nem vonható vissza.

A forgatókönyvek várható eredményét az Eredmény tervezőben is látod (5.8, Prémium).

Gyors útmutatóScenario tervezés

5.7Bevételi terv és szezonalitás

Honnan jön a bevételed, és mikor? Itt a bevételedet irányokra bontod (vevőcsoport, értékesítési csatorna, üzletág), és megnézed, melyik hónapban hol vannak az év hegyei és völgyei. A Flow összeveti a tervedet a Cash-Flow tervvel, és megmutatja, kitermeli-e a csapatod a saját költségét.

Hol találod: Tervezés → Bevételi terv és szezonalitás (flow.silvermoon.hu/flow/tervezes/bevetel-szezonalitas). A modul a Prémium csomag része; az Alapcsomagban rátekinthetsz, hogy lásd, mit tud, de nem használható.

Bevételi tervek fül

Legfeljebb 10 bevételi irányt tervezhetsz. Egy irány havonta: mennyiség × egységár, mínusz ELÁBÉ.

• Mennyiség: a te üzletedhez illő egységben: vásárlás, darab, munkaóra, gépóra, alkalom vagy egyéb.
• Egységár: irányonként eldöntheted, hogy nettó vagy bruttó árban gondolkodsz. Megadod a terhelő adókat, a másikat a Flow kiszámolja.
• ELÁBÉ (eladott áruk beszerzési értéke): amennyibe a már eladott termék neked került. Szolgáltatásnál ide az eladáshoz közvetlenül szükséges anyag vagy alvállalkozói költség kerül; ha nincs ilyen, írj 0-t. Megadhatod százalékban vagy összegben. Az ELÁBÉ mindig nettó.
• Ebből a Flow hónaponként kiszámolja a bevételt, az ELÁBÉ-t és a fedezetet.

Felül az összesítő havonta: az összes irány együtt, súlyozott átlagokkal, mellette a Cash-Flow terv bevétele és az eltérés. Az összevetés nettó alapon történik.

Miért térhet el a CF tervtől pár héttel? A bevételi terv a teljesítés hónapját mutatja, a CF terv a pénz beérkezését. A fizetési határidő miatt ez az eltolódás természetes.

Tipp: kezdd a legnagyobb bevételi iránnyal, töltsd ki januárt, majd a Január másolása minden hónapra gombbal töltsd ki az évet. Ezután már csak a szezonális eltéréseket kell átírnod. Egy korábbi év tervét is átmásolhatod; ez a már kitöltött hónapokat nem írja felül.

Szezonalitás fül

• Egy nagy grafikon: a bevételi tervek összesen, a CF terv bevétele és kiadása. A jelmagyarázatra kattintva az egyes görbék ki- és bekapcsolhatók.
• Irányonkénti grafikon, két nézettel: Külön – minden irány saját görbéje, így látszik, kinek hol a púpja; Egymásra rakva – az irányok összege, a teljes terhelés.

Hogyan olvasd? Ahol két irány púpja egy hónapra esik, ott erősítik egymást: ilyenkor a legnagyobb a terhelés. Ahol az egyik ott emelkedik, ahol a másik leesik (például nyáron klímaszerelés, télen karbantartás), ott kiegyenlítik egymást, és a pénzáramod is simább.

• Nézd meg a kapacitásodat is. Lehet, hogy a csúcshónapokra be van tervezve a forgalom, de ki tudod-e szolgálni? Elég hozzá a csapat, a készlet, az eszköz?
• A völgyekben is jönnek a számlák. A fix költségeket (bér, bérleti díj, hiteltörlesztés) a gyengébb hónapokban is ki kell fizetni, ezért a völgyekre tartalékot vagy hitelkeretet érdemes tervezni.

Csapat fül

Kitermeli-e a csapat a saját költségét? A bérek a Cash-Flow terv bértételeiből jönnek (alapbér, bónusz, cafeteria), bruttó összeggel.

Elvárt kitermelés: a bruttó bér 1,8-szorosa. Ha a csapat által létrehozott fedezet ezt nem éri el, a foglalkoztatás nem térül meg. (A nettó bér × 1,8 nagyjából a teljes bértömeg, de abban még nincs benne a helyettesítés, a betanítás és a többi rejtett költség, ezért a bruttóhoz mérünk.)

A kitermelést kétféleképpen látod:

• a bevételi tervek fedezetéből;
• a Cash-Flow tervből (bevétel mínusz a nem bér jellegű kiadások). Ez a szigorúbb, mert a rezsit is levonja.

5.8Eredmény tervező

A cash flow azt mutatja meg, hogyan mozog a pénz. Az eredménykimutatás azt, hogy mindez megéri-e. Egy cég lehet ideig-óráig fizetőképes úgy is, hogy közben veszteséges; hosszú távon csak a pozitív eredmény fenntartható.

Az Eredmény tervezőben a Flow a Cash-Flow terved és a tényadataid alapján elkészíti a számviteli eredménykimutatást, a megszokott szerkezetben (üzemi eredmény, pénzügyi eredmény, adózás előtti és adózott eredmény). Így már januárban látod, nagyságrendileg hol tart majd a cég az év végén.

Amit látsz:

• Várható eredmény: a Cash-Flow tervedből számolt eredmény az egész évre.
• Tény alapú eredmény: a ténylegesen rögzített banki adataidból számolva, és mellette az időarányos terv (januártól az aktuális hónapig): mennyire tartod a tervet.
• Forgatókönyvek várható eredménye (csak Prémium): a Scenario tervezés (5.6) forgatókönyveinek eredménye. Így nemcsak azt látod, kibírja-e a cég a pesszimista esetet, hanem azt is, nő-e a nyereség az optimistában.

Fontos: ez nem a könyvelőd eredménykimutatása. A könyvelő a cég számláit és könyvelési tételeit látja, a Flow a terveidet és a pénzmozgásokat. Ezért a két szám el fog térni egymástól. Például:

• az értékcsökkenést a Flow becsüli (a korábbi évek és az idei beszerzések alapján), nem könyveli;
• az anyagjellegű ráfordításoknál a szállítói kifizetések teljes összegét mutatja, a részletes bontást nem tudja automatikusan kiszámolni.

A Flow eredménykimutatása iránytű, nem beszámoló: arra való, hogy időben lásd, merre tart az év. A hivatalos számot mindig a könyvelőd adja.

5.9Célok és prioritások

Az Eredmény tervező Célok fülén azt tervezheted meg, mire szeretnéd fordítani a várható eredményt: mennyi osztalékot vennél ki, és milyen céges célokra kell tőke. A Flow megmutatja, elegendő-e erre a várható eredmény.

Osztalékkivétel – három lehetőség:

• nem veszel ki osztalékot, az eredmény teljes egészében a cégben marad;
• az eredmény meghatározott százalékát veszed ki;
• a privát céljaidból számolod vissza: megadod, mire kell a pénz (például lakás, autó, taníttatás), és a Flow kiszámolja, mekkora éves kivét kell hozzá.

Céges célok: például új gép, telephely-bővítés, tartalékképzés. Mindegyiknél megadod a nevét, a teljes összegét és a futamidejét (hány év alatt kell összegyűlnie). A Flow kiszámolja a szükséges éves megtakarítást.

Befektetéssel: egy célnál jelölheted, hogy a félretett pénzt befektetnéd. Ilyenkor a Flow egy konzervatív vagy kiegyensúlyozott hozammal is kiszámolja, mennyivel kevesebb éves megtakarítás kell. A hozamok illusztratív, nettó értékek, nem ígéretek.

Az összesítőben egymás mellett látod a várható eredményt és az éves igényeket (az osztalékkivét mindig az első sor). Ha a terv szerint az eredmény negatív, osztalék nem vehető ki; a célokat ettől függetlenül megtervezheted, és látod, mennyi hiányzik hozzájuk.

Ha nem fér bele: az összesítő nagyságrendi képet ad arról, belefér-e a várható eredménybe minden, amit szeretnél. Ha nem, áttervezheted a célokat (összeg, futamidő, osztalék aránya), vagy a Kapcsolat oldalon segítséget kérhetsz.

↑ Vissza az oldal tetejére